banner vervolg nieuwsblog

Veel bedrijven overwegen een overstap te maken naar het digitaal verwerken van hun binnenkomende facturen. Maar wat is het beste moment om te starten? De praktijk wijst uit dat het digitaal verwerken dusdanig veel tijd bespaart, dat het raadzaam is implementatie niet te lang uit te stellen. Waarom starten met de digitale verwerking in het begin van een nieuw boekjaar niet altijd handig is, legt DOCUconcept u graag uit.

Is het nieuwe boekjaar is het ideale startmoment?
Volgens onze Bleu 10 Partner kan het ‘startmoment’ voor het invoeren van invoice management binnen een organisatie soms echt een issue zijn. Echter kan het doorvoeren van tijdbesparende maatregelen juist van belang zijn op het moment dat er sprake is van een te verwachten piek in de werkdruk. Zo staan de eerste vier maanden van het jaar doorgaans in het teken van de jaarafsluiting en worden de weken voorafgaand aan het nieuwe boekjaar vaak gekenmerkt door onderbezetting in verband met de december feestmaand. Dus als u echt effect wenst van het doorvoeren van invoice management, dan is november het beste moment.

Het advies van onze partner Blue 10 is dat als u op 1 januari 2019 wilt beginnen, u dient te zorgen dat u in de laatste maanden van 2018 uw facturen digitaal verwerkt, zodat u het in januari van het nieuwe jaar makkelijker doet en direct tijd kunt besparen. Tijd die u zo goed kunt gebruiken bij het uitvoeren van de andere werkzaamheden.

Hoe veel tijd kost het ons om te starten?
De doorlooptijd van een implementatie is voornamelijk afhankelijk van de grootte van een organisatie en de keuze tussen de lokaal geïnstalleerde variant of de online variant van invoice management. Binnen kleinere organisaties, waar facturen over weinig schijven gaan, is invoice management over het algemeen binnen één à twee weken volledig operationeel en weten mensen eigenlijk niet meer beter. Binnen grotere organisaties merken wij een belangrijk verschil tussen de begrippen implementatie en doorlooptijd. Ook al is invoice management binnen enkele dagen geïmplementeerd, de totale doorlooptijd kan om diverse redenen een stuk langer zijn. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verder afstemmen van inkoopordermatching en de uitrol van invoice management over verschillende vestigingen.

Indien u gebruik wilt maken van de online variant van invoice management, neemt de uitleg circa één uur in beslag, waarbij wij aan de hand van enkele gescande facturen het systeem direct gaan inrichten. Wij geloven niet zo in ‘iets voordoen’, waarna u dit zelf mag herhalen. Wij zijn ervan overtuigd dat u een systeem als invoice management het beste kunt inrichten en leren kennen door er in de praktijk mee te werken. Tijdens het gebruik van invoice management gebeurt het vast wel eens dat er vragen naar voren komen. Als u wilt, kunt u bijna iedere vraag zelfstandig oplossen met behulp van de blogs en filmpjes op onze website. Vanzelfsprekend staat onze servicedesk ook voor u klaar om uw vragen te beantwoorden.

Tijdens de implementatie zal de persoon die de facturen boekt uitleg krijgen, omdat voor deze persoon de werkwijze het meest zal veranderen. Voor de goedkeurders blijkt in de praktijk dat zij zonder uitleg probleemloos aan de slag kunnen met invoice management. Het enige verschil is dat zij geen mapjes met facturen meer krijgen, maar een e-mail notificatie om een factuur digitaal te controleren.

Wilt u een vrijblijvende demonstratie, neem dan hier contact met ons op.

You have no rights to post comments

Deze website maakt gebruik van cookies.

We gebruiken alleen cookies om anonieme statistieken bij te houden, Lees meer

Oké, geen probleem.

Gebruik van cookies en logbestanden.
Een "cookie" is een kleine informatie-eenheid die aan uw browser kan worden aangeboden terwijl u op de internetsite van DOCUconcept bent. DOCUconcept gebruikt in sommige gevallen cookies om het gebruik van de internetsite van DOCUconcept zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Indien u niet wilt dat cookies worden gebruikt door DOCUconcept kunt u uw browser zo (laten) instellen dat de cookies gedeactiveerd worden. Indien u het gebruik van cookies niet accepteert en de cookies heeft gedeactiveerd c.q. heeft laten deactiveren, heeft dat mogelijk gevolgen voor het gebruiksgemak van de internetsite van DOCUconcept.

De internetsite van DOCUconcept genereert automatisch logbestanden van het gebruik door u en andere gebruikers van de internetsite van DOCUconcept. DOCUconcept houdt gebruiksgegevens bij, zoals de bronadressen waarvandaan de pagina's zijn opgeroepen, IP-adressen en domeinnamen, datum en tijd van het oproepen van de pagina's, de doorverwijzende internetsites en andere parameters in de URL's. Deze logbestanden en gegevens zullen voor statistische doeleinden op anonieme wijze worden gebruikt, als ook voor het verbeteren van de dienstverlening via de internetsite van DOCUconcept.

Google Analytics.
De internetsite van DOCUconcept maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. De aldus verkregen informatie wordt, zonder het ‘adres’ van uw computer (het IP-adres wordt geanonimiseerd) door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacy beleid van Google voor meer informatie. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe deze website gebruikt wordt en om daarover te rapporten aan DOCUconcept.

Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. DOCUconcept heeft hier geen invloed op.

DOCUconcept heeft Google geen toestemming gegeven om de via de internetsite van DOCUconcept verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

Klik hier >> om verder te gaan naar de homepage